Informácie o získavaní a spracúvaní osobných údajov

Alumnis Slovakia, o.z.

Štefánikova 341/97,  900 28 Ivanka pri Dunaji

IČO: 55 967 019

zapísané v registri občianskych združení Ministerstva vnútra SR pod r.č. VVS/1-900/90-68774

I. Úvodné informácie

Alumnis Slovakia, o.z., Štefánikova 341/97,  900 28 Ivanka pri Dunaji, IČO: 55 967 019, zapísané v registri občianskych združení Ministerstva vnútra SR pod r.č. VVS/1-900/90-68774 (ďalej aj Alumnis Slovakia) považuje ochranu osobných údajov za svoju kľúčovú povinnosť a s osobnými údajmi zaobchádza vždy výhradne v súlade s platnou právnou úpravou.

Pri spracúvaní osobných údajov sa Alumnis Slovakia riadi predovšetkým Nariadením  Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj Nariadenie) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj Zákon).

Cieľom tohto dokumentu je poskytnúť Dotknutej osobe informácie o tom, aké osobné údaje Alumnis Slovakia získava, ako s nimi zaobchádza, z akých zdrojov ich získava, na aké účely ich spracúva, komu ich poskytuje, ako dlho ich uchováva a aké sú práva Dotknutej osoby  v oblasti ochrany údajov vyplývajúce predovšetkým z Nariadenia a Zákona, ako aj ďalšie informácie.

Informácie uvedené v tomto dokumente sú určené: (i) aktuálnym členom Alumnis Slovakia,  (ii) bývalým členom Alumnis Slovakia,  (iii) potencionálnym členom Alumnis Slovakia a v primeranom rozsahu aj: (iv) zmluvným stranám Alumnis Slovakia, (v) zákonným zástupcom členov Alumnis Slovakia, (vi) splnomocneným osobám (vii) oprávneným osobám (viii) oprávneným  zástupcom právnických osôb, ako aj (ix) ďalším fyzickým osobám, ktorých Alumnis Slovakia osobné údaje spracúva v súvislosti so svojou činnosťou (ďalej spolu uvedené osoby aj „Dotknutá osoba“). 

II. Prevádzkovateľ

1. Prevádzkovateľom spracúvania osobných údajov je: Alumnis Slovakia, o.z., Štefánikova 341/97, 900 28 Ivanka pri Dunaji, IČO: 55 967 019, občianske združenie (ďalej len Alumnis Slovakia),  telefón: +421 908 787 929, email: english@sk.

III. Aké osobné údaje Dotknutej osoby Alumnis Slovakia získava a spracúva ?

2. Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje Dotknutej osoby len v nevyhnutnom rozsahu a to bez súhlasu Dotknutej osoby, alebo na základe jej súhlasu.

3. V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania Alumnis Slovakia spracúva nasledujúce kategórie osobných údajov:
   • Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo)
   • Kontaktné údaje (adresa, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa)
   • Údaje o bankovom spojení
   • Prihlasovacie údaje do webovej aplikácie (prihlasovacie meno, heslo)
   • Fotografie
   • Štátna príslušnosť
   • Údaje o úradných dokladoch (druh a číslo)
   • Názov školy, ročník, trieda

4. V prípade, ak Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje Dotknutej osoby na základe jej súhlasu, takéto osobné údaje sú vymedzené v tom- ktorom súhlase a to pri jeho udelení.

IV. Je Dotknutá osoba povinná poskytnúť Alumnis Slovakia osobné údaje?

5. Poskytnutie osobných údajov, rovnako ako aj členstvo v združení, prípadne uzatvorenie zmluvy s Alumnis Slovakia, je dobrovoľné. Poskytnutie niektorých osobných údajov je však nevyhnutné na splnenie povinností Alumnis Slovakiavyplývajúcich zo všeobecne záväzných právnych predpisov a bez ich poskytnutia Alumnis Slovakia môže obmedziť požadovaný produkt alebo službu alebo neposkytnúť Dotknutej osobe požadovaný produkt alebo službu, alebo neumožniť stať sa členom združenia. O takýchto skutočnostiach bude Dotknutá osoba informovaná. Jedná sa napríklad o nasledovné všeobecne záväzné právne predpisy:

• zákon č. 83/1990 Zb. o združovaní občanov
• zákon č. 245/ 2008 Z.z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov
• zákon č. 513/1991Zb. (Obchodný zákonník)
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v platnom znení
• zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v platnom znení

V. Z akých zdrojov získava Alumnis Slovakia osobné údaje ?

6. Alumnis Slovakia získava osobné údaje Dotknutej osoby:

• priamo od Dotknutej osoby pri prijatí za člena združenia, alebo pri rokovaní o uzatvorení zmluvy a pri jej následnej realizácii, alebo pri udelení súhlasu so spracúvaním osobných údajov
• pri registrácii do jazykovej školy Alumnis Slovakia ako aj pri registrácii do systému Paysy
• z verejne prístupných registrov, zoznamov a evidencií (obchodný register, živnostenský register, verejný telefónny zoznam a pod.)
• z ďalších verejných zdrojov (vrátane informácií zo sociálnych sietí a internetu, ktoré o sebe Dotknutá osoba sama zverejní)
• od záujemcov o produkty a služby Alumnis Slovakia v rámci marketingových kampaní a marketingových akcií
• prípadne od ďalších osôb, ak na to dala Dotknutá osoba svoj súhlas alebo to povolila nastavením používaných aplikácií (napr. cookies)
• z vlastnej činnosti Alumnis Slovakia a to spracovávaním a vyhodnocovaním osobných údajov

VI. Na základe akých právnych základov a na aké účely Alumnis Slovakia osobné údaje Dotknutej osoby spracúva ?

7. Alumnis Slovakia môže osobné údaje Dotknutej osoby spracúvať na základe nasledovných právnych základov spracúvania vyplývajúcich z Nariadenia:

• Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti Dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Alumnis Slovakia,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné, aby sa ochránili životne dôležité záujmy Dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Alumnis Slovakia alebo tretia  strana  s výnimkou  prípadov, keď nad takýmito  záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody Dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú  ochranu osobných údajov.  

8. Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje Dotknutej osoby na nasledovné účely:

• na účely vymedzené v súhlase so spracúvaním osobných údajov

napr.

• zasielanie aktuálnych informácií a noviniek týkajúcich sa činnosti Alumnis Slovakia. Údaje sú spracúvané počas trvania platného súhlasu

• plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti Dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy

napr.

• jedná sa predovšetkým o plnenie zmluvy medzi Alumnis Slovakia a Dotknutou osobou. Osobné údaje sú potrebné okrem iného na to, aby bolo možné uzatvoriť zmluvu bez neprimeraných právnych rizík, vrátane rokovania o uzatvorení alebo zmene zmluvy s Dotknutou osobou
• online prihlasovanie na kurzy a testovanie
• jazykové kurzy
• vzdelávacie podujatia
• jazyková skúška (účasť na skúške, zrealizovanie a vyhodnotenie skúšky)

• splnenie zákonnej povinnosti Alumnis Slovakia

napr.:

• jazykové kurzy pre deti
• jazykové kurzy
• jazyková skúška (účasť na skúške, zrealizovanie a vyhodnotenie skúšky)
• vzdelávacie podujatia
• plnenie oznamovacích povinností voči orgánom verejnej moci
• plnenie povinností týkajúcich sa výkonu rozhodnutia (exekúcie)
• splnenie archivačných povinností

• oprávnený záujem Alumnis Slovakia

napr.

• ochrana práv a právom chránených záujmov Alumnis Slovakia, oprávnených príjemcov alebo iných príslušných osôb, napríklad pri vymáhaní pohľadávok, postúpení pohľadávok, realizácii zabezpečenia alebo iného uplatnenia pohľadávok,
• rozvoj a vývoj poskytovaných produktov a služieb;
• riešenie spornej agendy, najmä na účely vedenia súdnych alebo iných sporov,
• ponúkanie produktov a služieb zákazníkom bez získania ich súhlasu

VII. Akým spôsobom Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje ?

9. Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje Dotknutej osoby neautomatizovanými prostriedkami v systémoch Alumnis Slovakiaa jej sprostredkovateľoch.

VII. Komu Alumnis Slovakia poskytuje alebo postupuje osobné údaje Dotknutej osoby ?

10. Alumnis Slovakia môže poskytnúť osobné údaje Dotknutej osoby:

• osobám oprávneným konať za Alumnis Slovakia v súvislosti s plnením ich zmluvných povinností, pri ktorých nakladajú s osobnými údajmi Dotknutej osoby v nevyhnutnom rozsahu a pri dodržaní všetkých bezpečnostných opatrení,
• štátnym orgánom, resp. ďalším osobám v rámci plnenia zákonných povinností stanovených osobitnými predpismi
• ďalším osobám, ak je to nevyhnutné na ochranu práv Alumnis Slovakia, napr. pri uplatnení nároku Alumnis Slovakia a to napr. súdom, súdnym exekútorom atď. Rozsah poskytnutých osobných údajov sa v takýchto prípadoch obmedzuje na údaje nevyhnutné na úspešné uplatnenie nároku.
• špecializovaným externým subjektom (ďalej „sprostredkovateľ“), ktoré pre Alumnis Slovakia vykonávajú spracúvanie na základe príslušnej zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Jedná sa predovšetkým o externých lektorov, ako aj spoločnosť Paysy s.r.o  ako prevádzkovateľa  informačného systému Paysy ( https://paysy.sk/gdpr)
• jednotlivým školám na ktorých sa vykonávajú jazykové kurzy
• dodávateľom zabezpečujúcim pre Alumnis Slovakia služby ako rozosielanie pošty, marketingové informácie, účtovné služby, správca webstránky, poskytovateľ webhostingu, Mailchimp – nástroj na hromadné rozosielanie mailov, Google Docs – nástroj na vytváranie registračných formulárov a dotazníkov
• sprostredkovatelia sú uvedení v  samostatnom dokumente dostupnom na webových stránkach www.sk

Každé poskytnutie osobných údajov Dotknutej osoby bude zo strany Alumnis Slovakia vykonané iba v nevyhnutnom rozsahu a na konkrétny účel  ktorý bude založený na niektorom z právnych základov uvedených v bode 7.

IX. Ako dlho Alumnis Slovakia spracúva osobné údaje Dotknutej osoby ?

11. Alumnis Slovakia vo všeobecnosti osobné údaje Dotknutej osoby uchováva najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.

• v prípade, ak je právnym základom spracúvania osobných údajov súhlas Dotknutej osoby, Alumnis Slovakia osobné údaje Dotknutej osoby uchováva do odvolania súhlasu alebo uplynutia doby na ktorú bol súhlas udelený,
• v prípade, ak je právnym základom spracúvania osobných údajov plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Dotknutá osoba, alebo žiadosť Dotknutej osoby na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy Alumnis Slovakia uchováva osobné údaje Dotknutej osoby po dobu trvania zmluvného vzťahu s Dotknutou osobou,
• v prípade, ak je právnym základom spracúvania osobných údajov splnenie zákonnej povinnosti, Alumnis Slovakiauchováva osobné údaje Dotknutej osoby po dobu, ktorá je v  osobitnom zákone stanovená pre konkrétny účel
• v prípade, ak je právnym základom spracúvania osobných údajov ochrana životne dôležitých záujmov Dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby, Alumnis Slovakia uchováva osobné údaje Dotknutej osoby po dobu pokiaľ účel spracúvania na uvedenom právnom základe trvá,
• v prípade, ak je právnym základom spracúvania osobných údajov oprávnený záujem, ktoré sleduje Alumnis Slovakia alebo tretia strana, Alumnis Slovakia uchováva osobné údaje Dotknutej osoby po dobu pokiaľ účel spracúvania na uvedenom právnom základe trvá pokiaľ nedôjde ku skutočnosti majúcej za následok skoršie ukončenie spracúvania (napr. uplatnenie práva namietať Dotknutou osobou)

Doba uchovávania osobných údajov sa líši v závislosti od konkrétneho účelu, na ktorý Alumnis Slovakia osobné údaje spracúva.

X. Aké sú práva Dotknutej osoby vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov ?

12. Odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov. Bližšie v bode 23.
13. Získať od Alumnis Slovakia potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa týkajú Dotknutej osoby a ak tomu tak je, má Dotknutá osoba  právo získať prístup k týmto osobným údajom, informácie o spracúvaní osobných údajov a kópiu údajov.
14. Aby Alumnis Slovakia bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa týkajú Dotknutej osoby.
15. Právo na vymazanie tzn. právo dosiahnuť u Alumnis Slovakia bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa týkajú Dotknutej osoby a Alumnis Slovakia je povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené podmienky ustanovené v čl. 17 Nariadenia.
16. Na obmedzenie spracúvania osobných údajov v prípadoch ustanovených v čl. 18 Nariadenia.
17. Právo na prenosnosť údajov tzn. právo získať osobné údaje, ktoré sa týkajú Dotknutej osoby  a ktoré Dotknutá osoba poskytla Alumnis Slovakia, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a Dotknutá osoba má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky uvedené v čl. 20 Nariadenia.
18. Kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie Dotknutej osoby proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa týka Dotknutej osoby, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu vrátane namietania proti profilovaniu.
19. Právo na to, aby sa na Dotknutú osobu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa  týkajú Dotknutej osoby  alebo Dotknutú osobu podobne významne ovplyvňujú.
20. Podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa Dotknutá osoba domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore s Nariadením. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom: Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 2 3231 3214, e-mail: dozor@pdp.gov.sk.
21. Vyššie uvedené práva Dotknutej osoby (body 12 až 20) sú bližšie špecifikované v článkoch 7, 15 až 22 Nariadenia.

XI. Ako si Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva voči Alumnis Slovakia?

22. Voči Alumnis Slovakia si Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva nasledovne:

• písomne na adresu: Alumnis Slovakia, o.z., Štefánikova 341/97,  900 28 Ivanka pri Dunaji
• emailom na adresu:           english@sk

V týchto prípadoch by Dotknutá osoba mala preukázať svoju totožnosť prípadne oznámiť svoje identifikačné údaje, aby nedošlo k zámene a žiadosť Dotknutej osoby by bolo možné vybaviť.

XII.  Je Dotknutá osoba oprávnená odvolať poskytnutý súhlas so spracúvaním osobných údajov ?

23. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov (ak je súhlas právnym základom spracúvania), ktoré sa jej týkajú. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže súhlas odvolať rovnakým spôsobom, akým súhlas udelila.

Alumnis Slovakia  po odvolaní súhlasu Dotknutou osobou  ukončí spracúvanie osobných údajov na účel na ktorý bol udelený súhlas odvolaný.

Dotknutá osoba môže súhlas odvolať  nasledovne:

• písomne na adresu: Alumnis Slovakia, o.z., Štefánikova 341/97,  900 28 Ivanka pri Dunaji
• emailom na adresu:     english@alumnis.sk

V týchto prípadoch by Dotknutá osoba mala preukázať svoju totožnosť prípadne oznámiť svoje identifikačné údaje, aby nedošlo k zámene a žiadosť Dotknutej osoby  by bolo možné vybaviť.

XIII. Akým spôsobom Alumnis Slovakia zabezpečuje ochranu osobných údajov?

24. Osobné údaje sú pod stálou fyzickou, elektronickou a procedurálnou kontrolou a Alumnis Slovakia disponuje modernými kontrolnými, technickými a bezpečnostnými mechanizmami zabezpečujúcimi maximálnu možnú ochranu spracúvaných údajov pred neoprávneným prístupom alebo prenosom, pred ich stratou alebo zničením, ako aj pred iným možným zneužitím. Všetky osoby, ktoré s osobnými údajmi Dotknutej osoby prichádzajú do styku v rámci plnenia svojich pracovných alebo zmluvne prevzatých povinností, sú viazané zákonnou alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti.

XIV. Prenáša Alumnis Slovakia osobné údaje Dotknutej osoby do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie ?

25. S výnimkou Spojeného kráľovstvá Veľkej Británie a Severného Írska (ďalej len „UK“) Alumnis Slovakia neprenáša osobné údaje  do žiadnej inej tretej krajiny (mimo EU) ani medzinárodnej  organizácie. Ak Alumnis Slovakia prenáša osobné údaje do UK, robí tak pri zachovaní úrovne ochrany osobných údajov, ktoré vyplývajú z Nariadenia, v súlade s  Dohodou o obchode a spolupráci medzi EU a UK (článok FINPROV.10A), ktorá sa aktuálne  vykonáva od 1. januára 2021 až do dokončenia postupov nevyhnutných pre jej vstup do platnosti. 

XV. Platnosť a účinnosť informácií uvedených v tomto dokumente

1. 26. Informácie uvedené v tomto dokumente sú platné a účinné od 13.08.2025 a priebežne aktualizované a sú dostupné v sídle Alumnis Slovakia, na nasledovnej webovej stránkealumnis.sk.